“Hallo?!” – Professionell telefonieren

Professionell telefonieren

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Ein Gespräch gelingt, wenn einige Kommunikationsregeln eingehalten werden. Das gilt für persönliche Treffen und erst recht für Telefongespräche. Das ist eine besondere Herausforderung, da man den Gesprächspartner und seine Regungen nicht sehen kann.

Auch am Telefon zählt der erste Eindruck. Und wer ein paar Dinge beachtet, der kann ganz einfach die Qualität der Gespräche verbessern. Zum ersten Eindruck gehört auch die eigene Rufnummer. Unterdrücken Sie Ihre Rufnummer nicht – das macht einen besseren und auch sicher seriöseren Eindruck.

Und falls es sich um ein vereinbartes Gespräch handelt, halten Sie den Rückruftermin unbedingt ein. Auch bei Telefonterminen zählt Pünktlichkeit.

Führen Sie Ihre Telefongespräche in einer ruhigen Umgebung, und vermeiden Sie Störungen. Schließen Sie besser das Fenster, wenn draußen die Vögel zwitschern. Sonst könnte schnell der Eindruck entstehen, Sie führen Ihre Businessanrufe von der heimischen Terrasse aus.

Ganz wichtig: Beschäftigen Sie sich während des Gesprächs nicht mit anderen Dingen. Lesen Sie auf gar keinen Fall Ihre E-Mails. Das merkt der Gesprächspartner und ist natürlich verstimmt.

Setzen Sie sich aufrecht zum Telefonieren hin, und lächeln Sie. Ja, dieses Lächeln kann Ihr Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung deutlich hören.

Klemmen Sie sich nicht den Hörer zwischen Kinn und Schulter. Ihre Stimme klingt dann unnatürlich. Benutzen Sie ein gutes (!) Headset, und Sie können bequem telefonieren und sich dabei gut Notizen machen.

Und fast das wichtigste: Hören Sie auch bei Telefongesprächen aktiv zu. Fragen Sie nach, und wenn Ihr Gesprächspartner länger spricht, dann werfen Sie ab und an ein “Ja”, “Verstehe” oder ein paar “soziale Grunzlaute” ein. Ihr gegenüber weiß dann, dass Sie aufmerksam zuhören.

Ansonsten gelten die üblichen Höflichkeiten: Sprechen Sie Ihr gegenüber mit Namen an (nicht zu häufig), und seien Sie freundlich und entspannt – selbst bei kritischen Gesprächen.

Ach ja: Wenn Sie den Namen des Gesprächspartners nicht richtig verstehen, dann fragen Sie gleich nach und nicht erst am Ende des Telefongesprächs.