Meetings: Fegefeuer der Eitelkeiten

So manches Meeting ist vor allem ein Podium für Eitelkeiten und reine Zeitverschwendung. Das geht auch anders. Hier finden Sie die besten Tipps, um Ihre Meetings aufzupeppen und wirklich produktiv zu machen.

Power-MeetingWer kennt sie nicht, diese nichtssagenden, quälend langweiligen Besprechungen, an deren Ende weder ein Ergebnis noch irgendetwas Konkretes zu finden ist.

Hand aufs Herz: Haben Sie während solcher Meetings nicht auch schon Bullshit-Bingo gespielt? Oder kamen Ihnen Gedanken wie “Wenn er noch einmal Social Media sagt, springe ich aus dem Fenster” oder “Ob er heute noch zum Punkt kommt”.

Oft fängt es ja schon damit an, dass auf die Unpünktlichen gewartet wird. So geht dann eine Viertelstunde ins Land und alle pünktlichen Mitarbeiter werden für ihre Pünktlichkeit mit Warten bestraft.

Das geht auch anders: Grundsätzlich pünktlich anfangen, und der letzte, der kommt, schreibt das Protokoll.

10 Regeln für erfolgreiche Power Meetings

1. Meetings richtig nutzen
Berufen Sie ein Meeting nur ein, wenn das Thema/Problem nicht auch per E-Mail geklärt werden kann. Wenn ausschließlich Fakten mitgeteilt werden, dann reicht auch eine übersichtliche Mail. Meetings sind dafür da, offene Fragen zu klären und Diskussionen zu führen, um einen Konsens zu finden.

2. Ziel des Meetings definieren
Definieren Sie das Ziel eines Meetings, und kommunizieren Sie das Ziel klar in der Einladung.

3. Die richtigen Teilnehmer
Laden Sie zum Meeting rechtzeitig die richtigen Teilnehmer ein – und zwar nur diese.

4. Agenda plus Zeitplan
Senden Sie allen Teilnehmern vorab die Agenda: nebst Zeitplan für alle Tagesordnungspunkte (TOP) und allen wissenswerten Informationen.

5. Pünktlich beginnen, pünktlich aufhören
Beginnen Sie das Meeting pünktlich, und beenden Sie es auch pünktlich. Und halten Sie den Zeitplan für die einzelnen TOP unbedingt ein.

6. Tagesordnungspunkte zusammenfassen
Jeder TOP endet mit einer konkreten Zusammenfassung und dem Konsens der Teilnehmer. Wenn Sie dies versäumen, wurde viel geredet, aber nichts Konkretes erreicht.

7. Kein Meeting ohne Protokoll
Für jedes Meeting gibt es einen Moderator und einen Protokollführer. Halten Sie im Protokoll fest, welche Entscheidungen getroffen werden – und warum. Nach Monaten erinnert sich vielleicht niemand mehr, was die Vorteile und Gründe einer Entscheidung waren. Es ist schade, wenn dieses Wissen verloren geht.

8. Konkrete To-do-Liste
Wenn nicht Nägel mit Köpfen gemacht werden, wird jedes Meeting zum Kaffeekränzchen. Halten Sie im Protokoll auch fest, WER macht WAS und bis WANN. Und: Wann ist das nächste Meeting – falls erforderlich.

9. Ergebnisse plus To-do-Liste versenden
Jeder Teilnehmer bekommt das Protokoll mit allen Ergebnissen und natürlich auch die To-do-Liste.

10. Installieren Sie eine positive Meetingkultur
Schaffen Sie für Ihre Meetings eine positive Gesprächskultur. Sorgen Sie dafür, dass jeder zu Wort kommt, nicht unterbrochen wird, bremsen Sie Dauerredner aber aus, beteiligen Sie auch die schweigsamen Mitarbeiter. Moderieren eines Meetings ist besser, als es zu dominieren. Das ist eine besondere Herausforderung für den Moderator eines Meetings.

Haben Sie Tipps für gelungene Besprechungen? Wie organisieren Sie Ihre Meetings? Ich bin gespannt und freue mich über eine Nachricht unter ek@dr-eva-kinast.de.