Zeitmanagement mit Wirkungs-Turbo

Zeitmanagement im TeamEinen Kalender zu besitzen und diesen gewissenhaft zu führen, hat heutzutage nichts mehr mit Zeitmanagement zu tun. Tools und Techniken machen nur noch 30 Prozent aus.

Das Zeitmanagement ist inzwischen auch im 21. Jahrhundert angekommen. Elektronische Kalender haben in weiten Teilen den Papierkalender abgelöst. Doch die verfügbare Zeit ist knapper als je zuvor.

Heute gilt folgendes: Zeitmanagement muss das Team machen, nicht mehr der Einzelne. Daher umfasst heute 70 Prozent des Zeitmanagements die Vereinbarung im Team. So wird in erste Linie der gefürchtete Sägezahn-Effekt vermieden. Grundüberlegung des Sägezahn-Effekts ist: Nach einer Unterbrechung benötigen wir rund 11 Minuten, um uns wieder in das unterbrochene Thema einzuarbeiten. Wertvolle Zeit geht so verloren.

Wichtig ist daher, dass im Team vereinbart wird, dass jeder in Ruhe arbeiten kann – zumindest zu bestimmten Zeiten oder in bestimmten Räumen und Bereichen. Das funktioniert jedoch nur, wenn die Chemie im Team stimmt. Streit und Schuldzuweisungen sind dann die Folge, wenn das Team kein wirkliches Team ist. Hier sollte zunächst eine passende Teamentwicklung organisiert werden, bevor an weiteres gedacht wird.

Wie können Vereinbarungen beispielsweise aussehen. Drei Beispiele:

  1. Die stille Stunde: Zu bestimmten Zeiten sind Besuche, Anrufe und Gespräche im Team tabu. Jeder kann in Ruhe arbeiten – ohne, dass plötzlich die Tür aufspringt oder der Kollege “nur mal schnell” etwas wissen möchte.
  2. Der ruhige Arbeitsplatz: Ein spezieller Raum oder ein ganz ruhiger Arbeitsplatz für konzentriertes Arbeiten. Hier wird auf keinen Fall gestört.
  3. Ampelsystem: Steht die Ampel auf dem Schreibtisch auf Rot, signalisiert das den anderen: Ich arbeite konzentriert – bitte auf keinen Fall stören. In manchen Unternehmen gibt es keine Ampel, sondern viele Pylone, die um die konzentriert arbeitende Person herum aufgestellt sind. Wie bei einer Baustelle.

Neben dem Eisenhower-Prinzip empfehle ich Ihnen zusätzlich den Sägezahn-Effekt und die ALPEN-Methode als Basis für Ihr Zeitmanagement. Sie sehen, auch Klassiker haben weiterhin ihre Bedeutung.