So manche Meetings sind vor allem ein Podium für Eitelkeiten und reine Zeitverschwendung.

Das geht auch anders. Hier finden Sie die besten Tipps, um Ihre Meetings aufzupeppen und wirklich produktiv zu machen.

Wer kennt sie nicht, diese nichtssagenden, quälend langweiligen Besprechungen an deren Ende weder ein Ergebnis noch irgendetwas Konkretes zu finden ist.

Hand aufs Herz: Haben Sie während solcher Zusammenkünfte nicht auch schon Bullshit-Bingo gespielt? Oder kamen Ihnen Gedanken wie “Wenn er noch einmal Social Media sagt, springe ich aus dem Fenster” oder “Ob er heute noch zum Punkt kommt?”.

Oft fängt es ja schon damit an, dass auf die Unpünktlichen gewartet wird. So geht dann eine Viertelstunde ins Land und alle pünktlichen Mitarbeiter werden für ihre Pünktlichkeit mit Warten bestraft.

Das geht auch anders: Grundsätzlich pünktlich anfangen, und der letzte, der kommt, schreibt das Protokoll.

10 Regeln für erfolgreiche Power Meetings

1. Meeting richtig nutzen
   Berufen Sie ein Meeting nur ein, wenn das Thema/Problem nicht auch per E-Mail geklärt werden kann. Wenn ausschließlich Fakten mitgeteilt werden, dann reicht auch eine übersichtliche Mail. Meetings sind dafür da, offene Fragen zu klären und Diskussionen zu führen, um einen Konsens zu finden.
2. Ziel definieren
   Definieren Sie das Ziel eines Meetings, und kommunizieren Sie das Ziel klar in der Einladung.
3. Die richtigen Teilnehmer
   Laden Sie rechtzeitig die richtigen Teilnehmer ein – und zwar nur diese.
4. Agenda plus Zeitplan
   Senden Sie allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen vorab die Agenda: nebst Zeitplan für alle Tagesordnungspunkte (TOP) und allen wissenswerten Informationen.
5. Pünktlich beginnen, pünktlich aufhören
   Beginnen Sie pünktlich, und beenden Sie es auch pünktlich. Und halten Sie den Zeitplan für die einzelnen TOP unbedingt ein.
6. Tagesordnungspunkte zusammenfassen
   Jeder TOP endet mit einer konkreten Zusammenfassung und dem Konsens der Teilnehmer. Wenn Sie dies versäumen, wurde viel geredet, aber nichts Konkretes erreicht.
7. Kein Meeting ohne Protokoll
   Für jedes Meeting gibt es einen Moderator und einen Protokollführer. Halten Sie im Protokoll fest, welche Entscheidungen getroffen werden – und warum. Nach Monaten erinnert sich vielleicht niemand mehr, was die Vorteile und Gründe einer Entscheidung waren. Es ist schade, wenn dieses Wissen verloren geht.
8. Konkrete To-do-Liste
   Wenn nicht Nägel mit Köpfen gemacht werden, wird jede Besprechung zum Kaffeekränzchen. Halten Sie im Protokoll auch fest, WER macht WAS und bis WANN. Und: Wann ist die nächste Gesprächsrunde – falls erforderlich.
9. Ergebnisse plus To-do-Liste versenden
   Jeder Teilnehmer bekommt das Protokoll mit allen Ergebnissen und natürlich auch die To-do-Liste.
10. Installieren Sie eine positive Meetingkultur
    Schaffen Sie für Ihre Meetings eine positive Gesprächskultur. Sorgen Sie dafür, dass jeder zu Wort kommt und nicht unterbrochen wird. Bremsen Sie Dauerredner aber aus und beteiligen Sie auch die schweigsamen Mitarbeiter/innen. Eine Besprechung zu moderieren, ist besser, als sie zu dominieren. Das ist eine besondere Herausforderung für den Moderator eines Meetings.

Und natürlich gelten die 10 Regeln für erfolgreiche Power Meetings auch für online Meetings über Zoom & Co.

Haben Sie Tipps für gelungene Besprechungen? Wie organisieren Sie Ihre Meetings? Ich bin gespannt und freue mich über eine Nachricht unter ek@dr-eva-kinast.de.

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