Die wichtigste Ressource ist zugleich die, welche nicht vergrößert werden kann: die Zeit. Oberstes Ziel ist es daher, Zeit zu sparen und Zeit sinnvoll zu nutzen und deshalb die Aufgaben entsprechend zu verteilen. Ein ehemaliger US-Präsident zeigt, wie es geht.
Die Matrix-Methode von Dwight D. Eisenhower habe ich zum ersten mal in dem Buch “Sieben Wege zur Effektivität” von Stephen R. Covey kennen gelernt. Covey hat die Methode von Eisenhower noch verfeinert und sein Zeitmanagement darauf aufgebaut. Die Eisenhower-Methode besteht aus vier Quadranten, die sich aus den Dimensionen Dringlichkeit (nicht dringend – dringend) auf der x-Achse und der Wichtigkeit (nicht wichtig – wichtig) auf der y-Achse ergibt.
Quadrant A: wichtig und dringlich
Aufgaben, die hier landen, sind dringend und wichtig zugleich. Dazu gehören Krisenfeuerwehr, Projekte, deren Abgabetermin unmittelbar bevorsteht, und dringende Probleme etc. Aufgaben aus diesem Quadranten sollten Sie so schnell wie möglich selbst erledigen, da sie absolut notwendig sind. Die zentrale Frage ist hier: Welche Dinge müssen sofort erledigt werden?
Quadrant B: wichtig, nicht dringlich
In diesem Quadranten liegt die Qualität Ihrer Arbeit. Hier können Sie Projekte und Aufgaben langfristig und vorausschauend angehen, terminieren. Wenn Sie sich auf die B-Aufgaben konzentrieren, werden die A-Aufgaben automatisch weniger. Wenn Sie dagegen B-Aufgaben nicht machen und diese dann auf einmal dringlich werden, steigt der Aufwand. Korrektur- und Unterstützungsmaßnahmen sind dann erforderlich. Die zentrale Frage lautet: Was ist sinnvoll zu tun?
Quadrant C: nicht wichtig, aber dringlich
In diesem Bereich finden sich Tätigkeiten, die wir entweder vermeiden oder delegieren sollten. Hierzu zählen beispielsweise liebgewonnene Aufgaben, durch die wir uns gerne ablenken lassen, Unterbrechungen (unwichtige Anrufe, Post, Mail) und Aufgaben, die jemand anderes besser erledigen kann. Die zentralen Fragen lauten: 1. Welche Tätigkeiten sollte ich jetzt besser nicht angehen? 2. Welche Aufgaben sollte ich besser delegieren?
Quadrant P: unwichtig, nicht dringlich
Zu diesen Aufgaben zählen Unwichtiges, Zeitdiebe, Zeitverschwendung, Scheinbeschäftigung etc. Diese “Aufgaben” gehören in Ablage P (= Papierkorb). Die Frage hier lautet: Was ist unwichtig oder schlicht belanglos, wenn ich es nicht erledige?
Fazit: Konzentrieren Sie sich auf die B-Aufgaben, und Sie sind Manager Ihrer Zeit.
Diese Beiträge könnten Sie interessieren:
- Problem: Lassen Sie sich nicht fremde Arbeiten aufhalsen
- Zeit sparen durch Entscheidungs-Coaching
- Have-Done-Listen statt To-Do-Listen
- Unproduktivität adé: Die To-Don´t-Liste
- Zeitdruck: schneller, höher, weiter
- Meditation-Apps im Kurztest
- Schluss mit langen und unproduktiven Meetings
- Vom Gedankenkarussell sicher abspringen
- Slow Life – Power mit Pausen
- Nur noch ein Viertelstündchen
- Deep Work: Power statt zermürbender Routine
- Zeit effektiv nutzen mit Hörbüchern
